Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ESSOTEC, LLC, Robocha str. 52, 73000 Kherson, Ukraine
E-Mail: [email protected]

Diese Erklärung gilt für die Websites xenaxio.com und xenrooms.com (XenRooms, ein Produkt von Xenaxio). Für die Nutzung der Plattform app.xenaxio.com durch Unternehmen gelten gesonderte Vereinbarungen, insbesondere ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

2. Das Wichtigste in Kürze

Diese Website setzt keine Cookies und lädt keine Schriftarten oder Skripte von Dritten. Für eine anonyme Besucherstatistik nutzen wir das Open-Source-Werkzeug Umami auf unserem eigenen Server in Deutschland (Abschnitt 4). Dabei werden keine IP-Adressen gespeichert und keine Profile über Websites hinweg gebildet. Anfragen über das Formular „Zugang anfragen“ speichern wir in unserem Kundenverwaltungssystem bei Salesforce (Abschnitt 7).

3. Hosting und Server-Logdateien

Die Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser-Kennung und Statuscode. Zweck ist der sichere und stabile Betrieb der Website; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logdateien werden gelöscht, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

4. Anonyme Besucherstatistik (Umami)

Um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, und sie zu verbessern, erfassen wir mit Umami (Open Source, auf unserem eigenen Server bei Hetzner in Deutschland betrieben, keine Weitergabe an Dritte) folgende Daten: aufgerufene Seiten und deren Reihenfolge, Referrer (von welcher Website Sie kommen) und Kampagnen-Parameter in der Adresse (utm_…), Klicks auf Schaltflächen und Links (z. B. „Angebot anfragen“, „Demo buchen“, Anmelden, Sprachwechsel), Ladezeiten der Seiten, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße und Sprache sowie das Land und die Region, die aus der IP-Adresse abgeleitet werden. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Zur Zählung eindeutiger Besuche wird aus IP-Adresse, Browser-Kennung und einem monatlich wechselnden Zufallswert eine Kennung gebildet, die keinen Rückschluss auf Sie zulässt und nach einem Monat nicht mehr zugeordnet werden kann. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Gerät gespeichert. Ist in Ihrem Browser „Do Not Track“ aktiviert, wird nichts erfasst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung der Website). Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), z. B. indem Sie „Do Not Track“ aktivieren oder uns schreiben. Wir löschen die Statistikdaten, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

Nutzungsstatistik der Anwendungen. Ebenso zählen wir mit Umami die Nutzung der Web-Anwendungen von Xenaxio (app.xenaxio.com, die Portale der Unternehmen und deren eigene Adressen) und XenRooms (xenrooms.app), einschließlich der öffentlichen Seiten für Terminbuchung, Webinar-Anmeldung und Besprechungen. Erfasst werden nur der Bereich der Anwendung ohne Inhalte, Namen oder Kennungen (z. B. „/mail“, nicht der Ordner oder die E-Mail), Ereignisse wie Anmeldung, Registrierung, Öffnen des KI-Assistenten oder Beitritt zu einer Besprechung sowie das Unternehmen (sein Portal-Name), das Produkt, der Tarif, die Rolle (Nutzer oder Admin) und ob die App installiert ist. Name, E-Mail-Adresse oder Kennung einer Person werden nicht erfasst; Inhalte von E-Mails, Dateien, Kalendern und Chats ebenfalls nicht. Wie oben: keine Cookies, keine gespeicherte IP-Adresse, „Do Not Track“ wird beachtet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Verbesserung der Anwendungen).

5. Cloudflare

Zur Auslieferung und zum Schutz vor Angriffen nutzen wir Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Dabei werden Ihre IP-Adresse und die Anfragedaten über Server von Cloudflare geleitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und schnellen Website). Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

6. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und Ihnen ein Angebot zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die E-Mails werden bei unserem E-Mail-Anbieter Hosting Ukraine LTD, Kyiv, Ukraine gespeichert, also außerhalb der EU; wir selbst haben unseren Sitz ebenfalls in der Ukraine. Wir löschen die Daten, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Anfrageformular und Kundenverwaltung (Salesforce)

Wenn Sie über das Formular „Angebot anfragen“ oder eine Kurzanfrage eine Anfrage senden, verarbeiten wir Ihre Angaben aus dem Formular – Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Firma und, falls angegeben, Telefon, Land, Ort, Anzahl der Postfächer, Teamgröße, Domain, gewünschten Betrieb, Thema und Ihre Nachricht – sowie die Seite dieser Website, von der Sie das Formular gesendet haben (mit etwaigen Kampagnen-Parametern wie utm_source in ihrer Adresse), um Ihre Anfrage zu beantworten und Ihnen ein Angebot zu erstellen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) und Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Absenden erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Das Formular wird an unseren eigenen Server bei Hetzner in Deutschland gesendet; Ihr Browser stellt dabei keine Verbindung zu Dritten her und es werden keine Cookies gesetzt. Von dort übermitteln wir die Angaben an unser Kundenverwaltungssystem Salesforce (Salesforce, Inc., Salesforce Tower, 415 Mission Street, 3rd Floor, San Francisco, CA 94105, USA), das in unserem Auftrag tätig ist, und senden eine Kopie per E-Mail an unser Postfach (Abschnitt 6). Salesforce ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Wir löschen die Angaben, wenn sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Dasselbe gilt, wenn Sie über „Demo buchen“ einen Termin buchen oder anfragen: Die Buchungsseite läuft auf unserer Plattform bei Hetzner in Deutschland; Ihre Angaben aus dem Buchungsformular – Name, E-Mail-Adresse, Firma und, falls angegeben, Telefon und Nachricht – sowie der gewählte Termin und die Seite dieser Website, von der Sie kamen, gehen ebenso an Salesforce, damit wir das Gespräch vorbereiten können.

7a. Live-Demo

Die Live-Demo unter https://app.xenaxio.com/de/demo/ läuft auf unserer Plattform bei Hetzner in Deutschland. Sie brauchen kein Konto und geben keine Daten an; wir setzen ein Sitzungs-Cookie, das für die Anmeldung in der Demo technisch nötig ist. Um Missbrauch zu begrenzen, speichern wir einen mit geheimem Schlüssel gebildeten Hash-Wert (HMAC) Ihrer IP-Adresse mit dem Startzeitpunkt (höchstens fünf Starts pro Stunde) und löschen ihn nach zwei Tagen. Alles, was Sie in der Demo eingeben (E-Mails, Termine, Dateien, Chat, Fragen an den KI-Assistenten), liegt nur in der Musterfirma und wird gelöscht, wenn die Demo endet; sie endet spätestens 90 Minuten nach dem Start. Fragen an den KI-Assistenten werden wie in Xenaxio Cloud von Mistral AI (Frankreich) über den EU-Endpunkt verarbeitet. Videomeetings und Anrufe in der Demo laufen über unseren eigenen Medienserver in Deutschland; Bild und Ton werden nur übertragen, nicht aufgezeichnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, das Produkt vorzuführen und vor Missbrauch zu schützen). Wenn Sie beim Beenden der Demo Ihre Kontaktdaten senden, gilt Abschnitt 7.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Schreiben Sie dazu an [email protected]. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.